Bij het Havenkwartier zijn veel mensen betrokken. Centraal staan de participanten. Dit zijn de kunstenaars en commerciele creatieve ondernemers die in het gebied werken in ateliers, studio’s en kantoren. De participanten zijn alleen informeel georganiseerd, niet formeel.

De belangrijkste formele partij is de Stichting Havenkwartier Deventer. De Stichting exploiteert en verhuurt de gebouwen, beheert de activiteitenbudgetten en financiert de gemeenschappelijke promotie van de activiteiten in het Havenkwartier. De Stichting wordt gevormd door drie bestuursleden die in principe géén uitvoerende taken hebben.

De Stichting Havenkwartier én de participanten worden ondersteund door het Kunstenlab. De Stichting treedt op als opdrachtgever richting Kunstenlab en bepaalt in overleg met het Kunstenlab welke taken deze uitvoert.

De Gemeente Deventer is eigenaar van de meeste gebouwen die nu in gebruik zijn in het Havenkwartier. De gemeente verhuurt deze panden aan de Stichting die weer optreedt als verhuurder richting participanten. Daarnaast is de gemeente, samen met de Provincie Overijssel, subsidient van de Stichting Havenkwartier.

De programmering van de activiteiten gebeurt door een kleine vertegenwoordiging van de participanten, samen met het Kunstenlab. Soms organiseren de participanten de activiteiten zelf, soms zijn er aanvragen door derden (andere culturele instellingen, bedrijven, organisaties, particulieren) die passen binnen het concept van de broedplaats.

De grafische vormgeving van de Havenkwartier huisstijl en deze website is verzorgd door Bart Folmer. Webdesign en constructie van deze website zijn verzorgd door Harco Rutgers.